Construir um planejamento financeiro para um condomínio não é uma tarefa fácil, mas, faz parte das obrigações de um síndico.
A gestão financeira do condomínio não consiste em apenas definir onde serão empregados dos valores recebidos, por isso, hoje estamos aqui para te mostrar como fazer isso com foco nos objetivos comuns e dando prioridade para as situações mais relevantes.
Então, já separe papel e caneta para anotar esse passo a passo que vai mudar o seu planejamento estratégico financeiro anual.
Qual a importância do planejamento estratégico financeiro para o condomínio?
O planejamento estratégico é uma ferramenta para guiar os investimentos recebidos pela taxa de condomínio até os problemas que precisam ser resolvidos. Nele os responsáveis precisam preencher tudo desde receita até o local e motivação de investimento de valores.
Ele pode ser usado para designar diversos destinos como: manutenção do prédio, instalações de câmera de segurança, aquecimento da piscina ou manutenção da área comum.
O planejamento financeiro pode ser feito em uma planilha, especificando fatores como: gastos, manutenção de infraestrutura, instalação de equipamentos, entre outros dentro do cotidiano do seu condomínio.
Essa planilha deve ser alimenta com frequência e precisa de um responsável para atualizá-la e alinhar os gastos com o valor receito conforme os cálculos previstos dentro do orçamento anual.
O planejamento anual é fundamental para o condomínio, até porque todas as decisões devem ser comunicadas e precisam estar designadas de forma clara para os moradores.
Com o planejamento estratégico financeiro o síndico saberá quais as porcentagens para cada objetivo, por exemplo, verba para pagamento de funcionários, verba para manutenção da piscina, verba para consertos necessários nos portões, entre outros motivos.
Vale destacar que essa planilha de planejamento será o foco para mostrar aos moradores o que foi feito, quanto foi gasto e quais foram as melhorias conquistadas. Portanto, não subestime esse método de organização.
Como começar o planejamento financeiro?
Para você traçar aonde quer chegar financeiramente, primeiro, precisa saber qual a situação atual.
Assim, vale fazer uma análise de cada um dos processos executados no passado e saber quais foram os gastos médios, definir as prioridades e começar a partir de então a definir quais são os objetivos desse ano.
Uma ferramenta de administração que poderá ajudar nessa tarefa é a análise SWOT, ela mostrará quais são os pontos que precisam ser melhorados e como foi a distribuição financeira do seu condomínio nesse último ano.
Muitos acreditam que essa ferramenta só pode ser usada na administração geral, contudo, ela é bastante eficiente para todos os setores, dando destaque ao setor financeiro. O setor financeiro depende da previsibilidade para se projetar.
Sendo assim, use esse método para saber o que deu certo no último ano financeiro e como pode ser melhorado cada um dos fatores que hoje não trazem tanto sucesso para os objetivos do condomínio, como: otimizar os gastos, melhorar a manutenção sem investir muito e focar no que realmente é necessário.
Vale dizer que o levantamento da receita é fundamental para saber quanto e quando gastar, tendo ciência dos propósitos com cada gasto e o controle total desses valores.
Compare o seu planejamento com os planejamentos anteriores:
Planejar é sempre importante, se você já tem exemplos de como fazer o seu planejamento, vale tê-lo como comparativo para os próximos. Analisar o ponto de vista dos síndicos anteriores é muito importante para começar o seu planejamento.
Por isso, inicie as pesquisas referenciando os síndicos anteriores e conhecendo como foi o planejamento deles e como foi feita a divisão de receita do condomínio.
Com esse comparativo é possível saber qual foi a evolução da receita e quais são os prazos de refazer as melhorias.
Para otimizar gastos, essa comparação também pode ajudar, ampliando o histórico de conhecimento sobre soluções já aplicadas que funcionaram.
Sempre considere as despesas ordinárias e extraordinárias:
Organizar as finanças do seu condomínio designando o que é cada coisa é muito importante, então, foque em separar o que é ordinário e o que é extraordinário no planejamento financeiro. Veja abaixo a listinha:
- Despesas ordinárias: são gastos fixos necessários e que não podem ser cortados, ou seja, o condomínio “não vive sem eles”:
- Salário dos funcionários;
- Contas de água, luz e gás;
- Gastos com materiais de limpeza;
- Gastos com manutenções de elevador, piscina, limpeza da caixa d’água;
- Entre outros.
- Despesas extraordinárias: esses são despesas não programadas que geralmente surgem sem aviso.
- Despesa com conserto de vazamentos;
- Despesa com desentupimentos;
- Troca de equipamentos;
- Cobertura de garagem;
- Entre outras.
Por isso, a importância do planejamento, criar o planejamento com os gastos fixos proporciona previsibilidade e trará segurança para verificar quais valores podem ser poupados para emergências.
Foque em separar os gastos e saber qual será a verba para emergência e qual é o valor indispensável para manter o condomínio funcionando com qualidade.
7 passos para o seu planejamento financeiro de 2023 ser um sucesso:
Como vimos, o planejamento reúne várias probabilidades e cenários hipotéticos, considerar cada um deles e saber o que fazer é fundamental. Assim vamos colocar os 7 principais passos para você ter sucesso no seu planejamento de 2023. Veja abaixo:
1- Analise a situação atual:
Como já dito, não podemos traçar um objetivo se não sabemos de onde estamos saindo. Assim, vale avaliar os gastos anteriores e criar hipotéticos gastos baseando-se nas médias anteriores.
Isso trará experiência e foco para que as necessidades sejam supridas e haja uma reserva para as emergências.
2- Liste todas as despesas:
Fazer uma lista das despesas ajuda na organização, comparando a receita atual com os gastos fixos e hipotéticos. Pense bem antes de renunciar a qualquer serviço: ele pode fazer a diferença na qualidade do serviço do condomínio.
Listar essas despesas trará mais solidez ao pensamento do planejamento e mais efetividade no preenchimento da planilha, condicionando que a atualização deve ser contínua a cada gasto ou necessidade.
3- Sempre tenha uma reserva de contingência no seu planejamento financeiro:
Uma reserva de contingência vai te ajudar a eliminar as dores de cabeça imediatas, sim, imagine que o vidro de proteção da piscina quebrou. Nesse é o tipo de conserto necessário e imprevisível.
Ter uma reserva proporcionará o conserto rápido e a eficácia da administração, quando o assunto é a qualidade de vida dos moradores. Além disso, caso consertos inesperados como esse não forem feitos, os moradores podem se machucar e o prejuízo ser muito maior.
4- Sempre existem inadimplentes no condomínio:
A inadimplência pode existir em qualquer condomínio, assim, ter uma reserva te ajuda a ter um fluxo de caixa mais fluído.
Mas, não deixe de cobrar e notificar o morador, pois a inadimplência da taxa prejudica o condomínio todo e pode deixar de fazer algo para o conforto e segurança de todos, apenas por falta de receita.
Para manter a saúde financeira do condomínio é necessário o pagamento das taxas e seguir a regras, ok?
5- Planeje todas as manutenções do condomínio:
Higienização das piscinas, manutenção na quadra, reforma dos banheiros comuns, melhoria nas churrasqueiras e muito mais. Todas as manutenções que podem ser programadas e colocadas no planejamento logo no início do ano.
Assim, você saberá e poderá compartilhar com os moradores quais são os gastos para manter a qualidade desses serviços para eles, tudo em uma planilha bem-organizada com datas e valores.
6- Considere os encargos trabalhistas:
Nesse passo podemos incluir demissões, novas contratações, pagamento do décimo terceiro, férias e demais gastos com funcionários do condomínio. Ou seja, tudo da forma mais clara e objetiva possível para estar na planilha do planejamento.
7- Apresente sua previsão orçamentária:
Chegando ao fim das previsões orçamentárias é necessário apresentar todos os motivos que levaram ao orçamento final. Reunir informações como essas em um arquivo com a planilha de gastos é relevante para que o orçamento tenha aprovação.
Portanto, nessa etapa dedique-se a trazer cada um dos motivos, cada decisão e de forma bem clara para realmente impactar quem precisa aprovar esse orçamento.
Por fim, saiba que apesar de ser longo, o planejamento pode prevenir muitos problemas futuros e te ajudar a trabalhar em cima das hipóteses de gastos, economizando o seu tempo e o seu stress como síndico em casos de emergência.